Гарантійне зобов’язання, відображене письмово, відноситься до документа, який містить прийняті на себе зазначені обов’язки перед партнером, що гарантують їх виконання. Прикладом може бути відстрочка оплати, обов’язок сплатити за надані послуги або роботи та інші дій, які суб’єкт гарантує здійснити в відображене в листі час.
Лист-гарантія – що ж це?
Письмові гарантійні зобов’язання – ця обіцянка суб’єкта виконати покладені обов’язки одним учасником угоди по відношенню до іншого. До таких обіцянкам можна віднести надання послуг, виконання різного виду робіт, повернення заборгованості та ін.
Найбільш часто зустрічається видом гарантійного листа є зобов’язання на повернення заборгованості або виконання оплачених послуг. Йдеться про бланк, яким нерідко користуються при діловому спілкуванні. Суть документа полягає в тому, що його автор бере на себе обіцянку по виконанню будь-яких дій. Завдяки подібному документу, учасники можуть, в результаті довірчих взаємин, змістити дату виконання дій без накладення санкцій.
Зазвичай такий лист підписують, коли замовник не в змозі перевести своєчасно грошові кошти з якихось обставин, і для підтвердження зобов’язань по оплаті складається такий бланк. Або навпаки, замовник оплатив послуги (роботи), які ще не виконані. В даному варіанті, підрядник в гарантійному бланку обіцяє завершити оплачені послуги (роботи) в відображене в складеному листі час.
Суть і мета документа
Ділові відносини між юридичними та фізичними особами будуються на різновидах угод:
- про співпрацю;
- про надання послуг;
- про доставку вантажу і т.д.
Якщо один з учасників домовленості зриває зобов’язання за угодою, або замовник затримується з перерахуванням коштів, або другий учасник затримує поставки, то складається провинилися учасником письмову обіцянку (про погашення боргу або про доставку вантажу) з відображенням термінів виконання обіцянки.
Юридичний статус такого листа має низку важливих властивостей:
- По-перше, даним листом боржник визнає борг, і його можна буде відсудити в межах терміну давності.
- По-друге, в листі відображений розмір недоїмки, а також інші обставини її виникнення.
- По-третє, підтверджується факт угоди між учасниками угоди за взаємними зобов’язаннями.
Зазвичай гарантійні зобов’язання заповнюються на фірмовому бланку боржника, з відображенням реєстраційного номера, дати оформлення, реквізитів боржника, зобов’язань і підписи суб’єкта, який взяв на себе обіцянку.
Як правильно оформити гарантійний лист
ГК не передбачений уніфікований бланк гарантійного листа, тому обіцянку оформляється у вільному стилі, з дотриманням правил складання службових ділових листів.
При заповненні гарантійних зобов’язань юридичною особою, лист складається на фірмовому бланку установи. Якщо ж лист заповнюється фізособою, то документ складається на чистому листку формату А4.
У тексті листа, обов’язково повинні бути відображені наступні пункти:
1. Номер бланка і дата його оформлення.
2. Найменування документа.
3. Реквізити сторін, з відображенням їх П.І.Б., посади.
4. Форма операції, по якій гарантуються дії, з відображенням:
- зобов’язань, які потрібно виконати.
- терміну, протягом якого повинні бути виконані зобов’язання.
- банківських реквізитів, з яких буде виконано перерахування.
- розміру штрафів (якщо це передбачено вимогою іншої сторони) при невиконанні прийнятих зобов’язань в строк.
5. Сума для перерахування коштів, або послуга (робота), яка повинна бути виконана.
6. На закінчення, бланк повинен бути підписаний особисто боржником, який прийняв на себе обіцянку.
Як правильно скласти гарантійний лист
Складати відповідно правил складання службових листів, які передбачають наступне:
- Лист складається, зазвичай, боржником, або на фірмовому бланку, якщо це юридична особа, або на чистому аркуші паперу (А4), якщо документ становить фізособа.
- Після заповнення реєстраційного номера і дати заповнення листи, пишеться його назва « Гарантійний лист » і зазначаються реквізити сторін, з відображенням П.І.Б., посади, банківських реквізитів і контактних відомостей.
- Текст в бланку потрібно заповнювати в максимально лаконічній формі, зі зрозумілими виразами і зворотами, щоб в майбутньому не було двозначного тлумачення сенсу прийнятих зобов’язань.
- У документі текст повинен бути конкретизований. Наприклад, слід відобразити точну дату перерахування грошових коштів або точну дату завершення робіт, докази гарантують своєчасне перерахування в зазначені терміни і т.д.
- Також відображається точна сума заборгованості або прикріплюється точний перелік робіт, які повинен виконати заборгував підрядник.
- Якщо партнер вимагає вказати штрафи за зрив зобов’язань, то треба буде прописати і цей пункт.
- Обсяг тексту не повинен перевищувати одного аркуша.
- Якщо партнер зажадав разом з листом отримати додатковий пакет документів, то це доведеться виконати. У той же час, самого боржника ініціативу в цьому питанні проявляти не треба.
Примітка. Гарантійний лист за своєю сутністю відноситься до борговій розписці, в якій заборговувало особа прописує зобов’язання і відповідальність за їх невиконання.
При заборгованості
Гарантійні обіцянки складаються для того, що контрагент переконався, що, як тільки товар буде поставлений замовникові або робота (послуга) буде виконана, оплата буде здійснена в термін, відображений у виданій розписці.
Лист відноситься до важливого елементу службового спілкування між контрагентами і забезпечує гарантійні зобов’язання партнерів в питанні розрахунків при яка виникла борг після виконання зобов’язань іншою стороною угоди. Цей бланк вважається підставою, при підписанні угоди по виконанню тих чи інших робіт або доставки продукції, для гарантії отримання коштів підрядником, після виконання ним своїх зобов’язань. Він є додатковим додатком до договору між сторонами.
У гарантійному документі фіксуються терміни і порядок розрахунків з постачання продукції, оренду будівлі, по виконанню робіт або по іншій угоді. Це свого роду, спосіб забезпечення виконання фінансових розрахунків замовником згідно з договором.
Оформляючи такий документ, замовник гарантує виконання зобов’язань після завершення підрядником угоди. Зміст гарантійних листів може мати невеликі відмінності в тексті, але структура документа повинна бути збереження і текст повинен бути простим, зрозумілим і логічним.
Запропонуємо кілька зразків подібних листів.
Зразки гарантійних листів
Варіант 1 (бланк)
Варіант 2 (приклад)
Гарантійний лист в податкову
При реєстрації установи співробітники ФНС нерідко вимагають від подавачів заяви гарантійного листа від майбутнього орендодавця. Гарантійне обіцянку в ФНС, в даному варіанті, складається в довільному стилі, так як стандартного затвердженого бланка немає.
Документ заповнюється орендодавцем, з чітким відображенням обіцянки укласти орендний договір будівлі після держреєстрації. Таким способом ФНС здійснює перевірку адреси створюваного установи.
Формально, така вимога від податкової ніде не прописано і заявники мають право не надавати такий документ. З цієї причини відмова в держреєстрації установи буде протиправним. Однак, заявники, щоб не витрачати час на судові розгляди щодо відмови в реєстрації юр. особи, відправляють в ФНС гарантійне зобов’язання від орендодавця.
Яких-небудь особливих вимог до такого бланку не пред’являється, тому він заповнюється з дотриманням загальних правил оформлення службових листів. Єдине, що вимагають податківці – це відображення правовстановлюючих реквізитів на орендоване будівлю.
Про те, як заповнити гарантійне зобов’язання в ФНС, рекомендується подивитися відео
( Відео : “Гарантійний лист про оплату як правильно написати”)
Зразок гарантійного листа в податкову
Приклад гарантійного бланка при реєстрації установи.
Варіант 1 (приклад)
Варіант 2 (приклад)
На оплату орендованого приміщення
Щоб власник орендованої будівлі був упевнений, що з ним своєчасно буде здійснено розрахунок, від орендаря потрібно надання гарантійного листа про розрахунок за оренду.
Такий бланк є додатком до укладеного договору оренди і в ньому відображається гарантійне зобов’язання щодо своєчасного розрахунку за оренду об’єкта.
Лист заповнюється на загальних підставах, з дотриманням правил оформлення листів в діловодстві.
Зразки
Варіант 1 (бланк)
Варіант 2 (приклад)
На виконання робіт
Обіцянка оформляється виконавцем для замовника напередодні підписання угоди на виконання робіт. У листі відображається перелік робіт або послуг, виконання яких бере на себе підрядник, з викладенням терміну їх завершення.
На практиці, як посвідчення сумлінності підрядника представляється ще й банківські гарантійні обіцянки.
Зразки
Варіант 1 (бланк)
завантажити
Варіант 2 (приклад)
Варіант 3 (приклад)
Придбаного товару
Бланк з обіцянкою своєчасного перерахування коштів за доставлений вантаж складається при укладанні угоди на доставку вантажу.
У листі потрібно відобразити розмір платежу, найменування вантажу, реквізити постачальника. Іноді постачальник вимагає відобразити відповідальність за межі не своєчасну оплату.
Зразки
Варіант 1 (бланк)
Варіант 2 (приклад)
Питання та відповіді:
Оформлення гарантійних обіцянок не відноситься до складних діловим паперам. Це, свого роду, розписка про виконання обіцянок. Тому такий бланк може заповнити будь-яка особа без труднощів. Проте, при оформленні таких листів, іноді виникають питання.
Ось деякі з них.
Хто повинен складати?
Гарантійний лист заповнюється в письмовому вигляді, в якому відображені взяті зобов’язання упорядником, тобто боржником.
Тому, заповнювати такий документ зобов’язані наступні особи:
- установи;
- фізособи;
- Індивідуальні підприємці.
Якщо документ виходить від юр. особи, то завіряти його повинен керівник установи, з реєстрацією його в журналі вихідних листів. Крім цього підпис керівника скріплюється печаткою.
Якщо лист виходить від ІП або фізособи, то такий документ підписують перераховані особи, з відображенням своїх персональних даних.
Чи існує відповідальність за невиконання зобов’язань?
Гарантійний лист є документальним підтвердженням серйозності намірів замовника в його готовності до своєчасного розрахунку при появі боргу.
Якщо замовник не виконав свої зобов’язання, відображені в гарантійному листі, то залучити його до відповідальності можна лише шляхом звернення до суду.
Підводячи підсумки, можна відзначити, що лист – хоча і не 100% гарантія того, що замовник розрахується за товар, все-таки є серйозним документом для доказу претензій при судовому розгляді.