Приказ об утверждении графика отпусков на 2023 год

Приказ об утверждении графика отпусков является необходимой частью процедуры, определяющей порядок очередности ухода в отпуск персонала учреждения. Такие графики разрабатываются, практически, на всех предприятиях, чтобы работник мог спланировать свой будущий отдых загодя.

Занимаются составлением данных графиков, обычно, специалисты кадрового отдела и, после согласования с профкомом, предоставляют график и проект приказа директору предприятия для утверждения представленных документов.

Файлы для скачивания:

Содержание:

Форма приказа

Стандартной унифицированной формы приказа по утверждению графика отпусков не существует. Поэтому такое распоряжение составляется в произвольном стиле. Главное – соблюдать принятую для приказов структуру документа, которая состоит из следующих разделов:

«Шапка»

Обычно она размещается сверху листа по центру строчки, с указанием полного названия предприятия.
Ниже размещается наименование документа «Приказ …» с присвоением ему номера, согласно регистрации, в журнале приказов и указанием краткого содержания документа, в данном варианте «… об утверждении графика отпусков».
Следующим пунктом является отображение места и даты издания распоряжения.
Затем отображается ссылка на ст. № 123 Трудового Кодекса (ТК) РФ.

Содержательный раздел

Основной текст документа, обычно начинается со слова «Приказываю: …», и далее перечисляются пункты:
Фиксирующие факт утверждения графика.
Требование об ознакомлении с документом личного состава предприятия.
Требование от финансовой службы фирмы – создать финансовый резерв для выплаты отпускных работникам при уходе в отпуск.

Заключительный раздел

Здесь отмечается приложение, где приводится разработанный график, согласованный с профкомом.
Далее документ подписывается директором предприятия, с расшифровкой его фамилии и отображается список лиц, которых нужно ознакомить с приказом.

В списке для ознакомления должны быть указаны дата, подпись и Ф.И.О. работника, который ознакомлен с распоряжением

Приказ может быть написан вручную или набран на ПК. Сегодня, с развитием современной компьютерной техники, такие документы, как правило, набираются на компьютере с последующей распечаткой на принтере.

При этом, составлять распоряжение можно на обыкновенном листе формата А4 или на фирменном бланке, где название предприятия уже отображать не требуется.

В документе рекомендуется соблюдать следующие правила:

Текст должен быть написан без сокращений.
Текст обязан быть грамотным, без исправлений и ошибок.
Заверять распоряжение печатью не обязательно, так как документ является внутриведомственным актом.
Заголовок документа необходимо прописывать заглавными символами.
Документ обязан быть подписан лично директором предприятия.
Приказ нужно оформлять в одном экземпляре.

Кто составляет приказ об утверждении графика отпусков

График отпусков относится к обязательному документу, составляемым каждый год. В нем отображаются сведения о том, в какие периоды персонал предприятия будет отдыхать в наступающем году. График отпусков является обязательным, как для работников, так и для работодателя, и в нем должны быть четко отображены даты, чтобы:

Загодя предупредить работника о предстоящем отпуске, а также выдать ему отпускные.
Своевременно найти специалиста, замещающего отпускника на период нахождения последнего на отдыхе.
Не допускать накопления работником неиспользованных отпускных дней — за это фирму могут подвергнуть штрафу.
Распределить дни отпуска по подразделениям таким образом, чтобы предприятие функционировало без перебоев.

Само распоряжение об утверждении графика отпусков подписывается руководителем предприятия. Подготовку же документов (график отпусков и приказ), как правило, поручают в зависимости от штатного расписания, кадровикам или юристам, в крайнем варианте секретарю фирмы. В любом случае, специалист, занимающийся составлением таких документов, обязан знать основы ТК РФ.

При этом, график отпусков составляется на унифицированном бланке Т-7, утвержденном Госкомстатом РФ (№1 от 5.01.2004 года), или на бланке, разработанном на предприятии.

Контроль за соблюдением графика отпусков, как правило, осуществляет специалист кадрового отдела.

Когда утверждается график отпусков на 2023 год

Составление графика отпусков осуществляется кадровой службой, начиная с анализа прошедшего документа, и по согласованию с профкомом и директором предприятия.

Поэтому, накануне составления такого документа, персонал предприятия опрашивается о пожеланиях. При этом, учитываются категории сотрудников, обладающих льготами, к которым относятся:

Несовершеннолетние.
Инвалиды.
Работники с ненормированным днем труда, у которых продолжительность отдыха является нестандартной.

Также надо учитывать распределение следующих видов отпусков:

Плановых.
Дополнительных.
«Прошлогодних».
Отпусков, оформляемых на «совместителей».

После подготовки графика и проекта приказа, документы направляются директору предприятия для утверждения. Согласно законодательству РФ, график отпусков должен быть утвержден директором предприятия не позднее чем за 2 недели до нового года. Нарушать график не допускается ни работникам, ни работодателю.

С особенностями составления графика отпусков можно ознакомиться, посмотрев видео.

(Видео: “Находим ответ. Особенности составления графика отпусков”)

Какие виды отпусков заносят в график

В графике отпусков должны быть отображены все виды отпусков, которые планируются на наступающий год и подлежат оплате. К таким отпускам относятся:

Ежегодный оплачиваемый отпуск, стандартная продолжительность которого составляет 28 дней.
Добавочный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику в ситуациях, регламентированных законодательством РФ или же, если это отображено в трудовом соглашении. Его продолжительность регламентирована либо законодательными нормами, либо трудовым договором.
Основные и дополнительные дни отдыха предыдущих лет.
Отпуск лицам, работающим по совместительству.

Как правильно составить приказ об утверждении графика отпусков в 2023 году?

Приказ об утверждении графика отпусков составляется на основании ст. 123 ТК РФ. Как и любой подобный документ, такое распоряжение не имеет утвержденного шаблона, поэтому его можно составлять в произвольном стиле. В то же время структуру документа соблюдать необходимо.

Приказ может составляться на отдельном листе формата А4 или на фирменном бланке. При его оформлении необходимо отобразить следующие данные:

1) «Шапка», где отображается:

Наименование предприятия (если приказ составляется на простом листе бумаги).
Место и дата оформления распоряжения.
Название документа, с отображением его номера и краткого содержания.
Ссылка на законодательные нормы.

2) Тело распоряжения, с отображением:

Полного содержания документа, где отмечается утверждение графика, а также указание лиц, ответственных за его соблюдение и обеспечение.
Приложения, где приведена ссылка на прикрепленный график отпусков.

3) Заключение.

Здесь отображается должностное лицо, которое подписывает распоряжение.
Его подпись.
Подписи работников, отмеченных в приказе.

Заверять распоряжение печатью фирмы не требуется, так как он является внутриведомственным документом.

Документ может быть написан вручную или напечатан, с использованием ПК. Оформляется распоряжение в одном экземпляре и после процедур ознакомления находится в архиве компании до передачи его в государственный архив.

Оформляем «шапку» документа

Как и любой служебный документ, составление приказа об отверждении графика отпусков начинается с «шапки», в которой должны быть отображено следующее:

Если приказ составляется на чистом листе, то вверху отображается название предприятия. Если же оформление приказа осуществляется на фирменном бланке, то название предприятия и его реквизиты уже отображены в бланке.
Ниже, слева отображается место составления распоряжения, а справа дата его подписания.
Следующим пунктом является заполнение по центру строки заголовка: «Приказ № …», с отображением его краткого содержания; «об утверждении …».
Затем в преамбуле документа отображается ссылка на ст. 123 ТК РФ.

На этом оформление «шапки» завершается и далее можно переходить к заполнению тела распоряжения.

Оформляем «тело» документа

Тело приказа, как правило, начинается с фразы: «Приказываю …» и далее перечисляются пункты по:

Утверждению графика отпусков, который прикрепляется к документу в качестве приложения.
Отображению ответственного лица, обеспечивающего контроль за соблюдением графика и ознакомление с приказом. Обычно, такая ответственность возлагается специалиста кадрового отдела, иногда на секретаря.
Указанию распоряжений для бухгалтерии предприятия.
После перечисления всех распоряжений отмечается «Приложение», где приводиться ссылка на прилагаемый график.

На этом оформление тела приказа завершается, документ подписывается директором предприятия и передается в кадровый отдел для выполнения последующих процедур по ознакомлению с ним.

Образец

Скачать

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков обязаны соблюдать все стороны, как работники, так и руководство предприятия.

Тем не менее, учитывая, что действие такого графика имеет продолжительность, равную году, то жизнь может диктовать различные обстоятельства, в результате которых приходится корректировать сроки отпусков.

Причинами корректировки графика могут быть следующие:

Неожиданное увольнение сотрудника.
Трудоустройство нового специалиста.
Непредвиденное заболевание работающего лица, требующего лечение в санаторно-курортных учреждениях.
Возникновение производственной необходимости и т.д.

Если изменение графика осуществляются по инициативе работающего лица, то в таком варианте работнику нужно подать на имя директор заявление, с приложением подтверждающих документов, аргументирующих потребность ухода в отпуск вне графика.

Если же изменения графика осуществляется администрацией предприятия, то в этом варианте требуется письменное согласие работающего лица.

И в первом и во втором варианте, должен быть издан приказ директора предприятия об изменение графика отпусков.