Письмо о возврате денег на расчетный счет – Образец, бланк 2021 года

Занимаясь коммерческой деятельностью, некоторые компании при осуществлении платежей контрагентам ошибаются, выставляя неправильные суммы или перечисляя деньги по неправильным реквизитам.

В этом варианте, предприятию потребуется направить контрагенту послание с требованием возврата денег обратно. Сутью такого документа является обращение с просьбой возвратить ошибочно перечисленные деньги на указанный расчетный счет заявителя.

Форма

Форма

Утвержденной формы подобного письма законодательством РФ не предусмотрено. Тем не менее, такой документ обязан быть оформлен в рамках правил, предусмотренных делопроизводством, с включением в нем следующих разделов:

1. «Шапки», где указываются:

  • Данные об адресате с обозначением наименования компании, Ф.И.О. ее руководителя и юридического адреса фирмы.
  • Сведения об отправителе, с отображением Ф.И.О. руководителя, названия предприятия, адреса нахождения и контактных данных. При этом, если письмо заполняется на фирменном бланке, то этот пункт можно пропустить, так как данные реквизиты отображаются вверху бланка.

2. Основной части, с описанием сути обращения и причины возникшей проблемы, а также требование о возвращении денег на расчетный счет заявителя, с указанием реквизитов банковского счета. Здесь же можно сослаться на законодательную норму РФ, обязывающей контрагента возвратить ошибочно зачисленный платеж.

3. Завершающей части, где обозначить дату отправки послания и подпись заявителя, с отражением должности и расшифровкой фамилии.

Кто составляет письмо о возврате денег на расчетный счет?

Кто составляет письмо о возврате денег на расчетный счет в 2021 году?

Учитывая, что за расчеты между юр. лицами на любом предприятии отвечает бухгалтерия, то и подготовкой таких писем занимается, в большинстве своем, бухгалтер, так как ему известны все обстоятельства ошибочного выполнения платежа.

По усмотрению директора компании, составление такого послания может быть поручено юридическому отделу (при наличии такового).

Однако не зависимо оттого, кто подготовил такое письмо, подписать его обязан руководитель предприятия и гл. бухгалтер.

Как правильно составить в 2021 году?

Как правильно составить в 2021 году?

Для того, чтобы возвратить предоплату, осуществленную по ошибке, потребуется написать соответствующее письмо с выполнением следующих общепринятых требований:

  • Данный документ составляется в 2-х экземплярах, один из которых отсылается адресату, второй – подлежит регистрированию в журнале исходящих писем и подшивается в соответствующей папке.
  • В некоторых ситуациях может быть составлено большее число экземпляров, например, для бухгалтера, чтобы обеспечить контроль возвращения денег.
  • Несмотря на отсутствие утвержденного шаблона такого письма, документ обязан быть составлен согласно общепринятых правил, существующих в делопроизводстве, при оформлении подобных писем.
  • Послание может быть заполнено на стандартном листе А4 или на специальном бланке фирмы.
  • После заполнения «шапки» в основном разделе документа необходимо объяснить причину возвращения контрагентом указанной суммы, со ссылкой на договор или иной документ о сотрудничестве между компаниями, с обозначением реквизитов банковского счета, куда нужно возвратить деньги.
  • В качестве напоминания на обязанность контрагента возвратить средства, рекомендуется привести в письме ссылку на ст. 395 ГК РФ, ст. 1102 ГК РФ, и предупредить контрагента, что при игнорировании данной просьбы заявитель будет вынужден обратиться в суд.
  • При этом, для подтверждения ошибочно перечисленных средств, к посланию нужно прикрепить либо акт сверки, либо другой документ, удостоверяющий факт ошибочного перечисления денег.
  • Как и любой официальный документ, письмо должно быть подписано директором предприятия и гл. бухгалтером, с расшифровкой их фамилий.
  • Внизу может быть отображена приписка, указывающая на автора, подготовившего письмо, с указанием его контактных данных.

Примечание. Письмо необходимо составлять в официально-деловом стиле, не прибегая к разговорному сленгу и просторечных выражений, а также, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний.

Структура документа

Структура документа

Структура письма о возвращении ошибочной предоплаты идентична требованиям формирования деловых документов. Обычно, такое требование оформляется на специальном бланке. Данное послание должно содержать следующие сведения:

1) Реквизиты отправителя письма, которые, как правило, отображены на бланке.

2) «Шапку», где отображается:

  • Должность руководителя предприятия- контрагента и его Ф.И.О.
  • Название компании, куда направляется послание.
  • Заглавие документа.

Примечание. В левой стороне письма, напротив «шапки», обычно отражается регистрационный номер документа и дата его отправки.

Основной текст обращения, где излагается:

  • Суть прошения, с отображением информации о выполненном платеже (дата, на основании чего сделана оплата, документ, свидетельствующий о перечислении, сумма перечисления).
  • Причина прошения возвращения денег, с указанием суммы, подлежащей возвращению, сроков возврата средств.
  • Банковские реквизиты отправителя послания, куда нужно возвратить деньги.

Примечание. При наличии подтверждающих документов, нужно их отобразить в приложении с прикреплением к посланию.

3) Заключительная часть. Здесь требуется поставить подписи директору предприятия, отправляющего письмо, а также гл. бухгалтеру, с расшифровкой их фамилий.

Примечание. Внизу могут быть отображены реквизиты специалиста, подготовившего данный документ.

К письму о возвращении денег, рекомендуется прикрепить подтверждающие документы. Это могут быть:

  • Платежные поручения.
  • Выписки из банковского счета.
  • Акты взаимосверки расчетов.

Образец письма о возврате денег на расчетный счет

Образец письма о возврате денег на расчетный счет

Скачать бланк и образец

Как передать документ контрагенту?

Передачу письма контрагенту о возвращении ошибочно проплаченной суммы можно осуществить несколькими способами:

  1. Через почту России, отправив послание заказным письмом с оповещением о доставке адресату и описью вложения.
  2. Вручив лично или воспользовавшись услугами курьерской службы. При этом способе доставки послания необходимо иметь два экземпляра послания, чтобы в экземпляре курьера была отметка о получении письма адресатом.
  3. Последнее время широкое распространение получила электронная отсылка писем. Недостатком такого отправления является отсутствие документального подтверждения обращения в случае судебного разбирательства.

Сроки возврата денег

 

В соответствии с законодательными нормами РФ ошибочно зачисленный платеж требуется вернуть не позже 7-мидневного срока с момента обращения владельца денег (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

При незаконном удержании денег и игнорировании обращения – автор письма вправе руководствоваться законодательной нормой ГК РФ (п. 1 ст. 395), согласно которой на зачисленную сумму будут начисляться проценты.

Примечание. Проценты за пользование чужими деньгами при разрыве договорных отношений начисляются на основании п. 3 и п. 4 ст. 487 ГК РФ.

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года, а также приказу Росархива № 236 от 20.12.2019 года, деловые письма, в том числе, письма об ошибочных платежах, обязаны хранится на протяжении 5-ти лет.

По истечению данного срока и отсутствии актуальности документа, письма уничтожаются путем создания комиссии в соответствии с приказом руководителя предприятия и составлением протокола об их уничтожении.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *