Акт сверки взаиморасчетов – это документ, отмечающий взаиморасчеты двух предприятий за некоторый период.
Действующими законодательными нормами не утвержден официальный шаблон такого бланка, поэтому предприятия вправе самостоятельно разрабатывать образец акта сверки (АС), который наиболее удобен для использования.
Форма акта
Письмом Минфина № 07-05-04/2 от 18.02.2005 года учреждениям разрешено разрабатывать собственный шаблон акта сверки взаиморасчетов, который удобен для них. Данный документ составляется бухгалтерией в 2-х экземплярах, подписывается руководителем и гл. бухгалтером предприятия, и, заверенный печатью, отсылается второй стороне.
Бухгалтерия контрагента, которой отправлен акт, обязана сверить данные, отображенные в документе. При несогласии с актом сверки, это отображается, обычно, в конце акта, документ обязан быть подписан начальником и гл. бухгалтером и один экземпляр возвращен отправителю.
Бланк с предлагаемой формой АС и заполненный образец можно скачать в конце статьи.
(Видео: “Как провести сверку взаиморасчетов с контрагентами”)
Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов
Вовремя составленный АС оказывает помощь в выявлении ошибок во взаиморасчетах с контрагентами. Если перечисления средств, отображенные в АС, совпадают со сведениями партнера, следовательно, все операции проведены правильно и без ошибок.
АС может понадобиться в следующих обстоятельствах:
- При наличии недоимки, АС можно использовать в судебном разбирательстве в качестве удостоверения долга партнера.
- Кроме этого, АС может стать основанием для списания долгов по истечении срока давности (ст. 196 ГК РФ).
- Также потребуется АС, если между предприятиями существует договор о сотрудничестве, по которому ведутся взаиморасчеты, для уточнения взаимных задолженностей.
Правилами бухучета предусмотрено, что все предприятия накануне составления годового отчета обязаны осуществлять инвентаризацию, в том числе, сверку расчетов с партнерами – то есть оформление актов сверок.
Как правильно читать акт сверки взаиморасчетов
В АС отображаются данные о расчетах между двумя предприятиями за некоторое время. Периодичность сверок законодательными нормативами не установлена, поэтому контрагенты вправе самостоятельно назначать сверку в контракте, либо оформлять акт при появлении спорных моментов.
При получении акта сверки, надо уметь разобраться в нем и правильно определить сальдо на установленную дату, после проверки прихода и расхода. Для того, чтобы определить с какого момента начались расхождения, конечно, надо иметь бухгалтерское образование и проводки предприятия по бухучету. Подписанный АС демонстрирует факт признания долга, поэтому с даты подписания начинается СИД.
Целью оформления АС является:
- Своевременное обнаружение ошибок в расчетах.
- Предъявление документа судебной инстанции в качестве доказательства, при спорных моментах.
- Приостановка срока исковой давности (СИД).
- Осуществление взаимозачета по встречному долгу.
- Годовая инвентаризация взаиморасчетов с партнерами.
- Составление перечня кредиторов при банкротстве.
Проведение АС не относится к обязательному документу, принятому законодательными нормами. Поэтому единого шаблона такого бланка не существует. Сегодня, в век программных продуктов, обеспечивающих бухучет, имеются ПО, формирующие акты сверок автоматически, с отображением всех необходимых реквизитов.
(Видео: “Акт сверки взаиморасчетов за 20 минут”)
Кто кому должен
Для определения в АС кто кому должен, требуются данные о взаиморасчетах по всем договорам за необходимое время. Заполняя приход и расход за указанный период взятый из проводок бухучета, бухгалтер обязан вывести сальдо на требуемую дату.
Если между контрагентами отсутствуют разногласия в плане расчетов, то составленный АС будет подтверждением итогов их сотрудничества за проверенное время.
Если же между контрагентами существуют разногласия в плане расчетов, то после подписания АС, необходимо прикрепить подтверждающие материалы:
- Ссылку на договор, выступающий основанием для исполнения обязательств по расчетам.
- Название работ и продукции, с приложением соответствующих документов по их цене.
При отсутствии доказательств составленный АС не будет обладать юридическим статусом.
Примечание. Если сверка между партнерами осуществляется первый раз, то желательно проверить расчеты за все время взаимоотношений. Если операций множество сверку можно осуществить поэтапно, с вычислением итоговой недоимки на конечную дату.
Срок хранения акта сверки взаиморасчетов
Срок хранения бухгалтерских документов и порядок их ликвидации установлен законодательными нормами. Основной порядок хранения данных документов отмечен НК РФ, приказом Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года и законами № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» и № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
Согласно перечисленным нормативным документам срок хранения АС составляет 5 лет.
Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов
Оформление АС возлагается на бухгалтерию учреждения. Данный бланк оформляется, обычно, в 2-х экземплярах, которые обязаны подписать два должностных лица:
- Гл. бухгалтер, действующий на основании трудового соглашения и должностных обязательств.
- Руководитель учреждения, полномочия которого определяются уставом учреждения или трудовым договором, заключенным с ним общим собранием учредителей.
Оба экземпляра АС непременно скрепляются печатью компании. Один экземпляр предназначается учреждению, где он составляется, другой – для контрагента.
После подписания документы отправляются контрагенту вместе с сопровождающим письмом.
Для контролирования за подписанием АС контрагентом и возвращения одного экземпляра необходимо в сопровождающем письме отобразить просьбу о заверении акта и возвращения одного экземпляра.
У контрагента АС обязаны также подписать:
- Гл. бухгалтер.
- Руководитель контрагента.
При правильном бухучете, сведения, отображенные в акте сверки учреждения, обязаны полностью совпасть со сведениями контрагента. При несовпадении данных, такой факт фиксируется в составленном документе, с последующим разбирательством в законодательном порядке.
Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов
Сотрудничество между контрагентами не могут существовать лишь на доверительных отношениях. Любые взаимоотношения между компаниями по поставке, производству продукции или оказании услуг должны сопровождаться соответствующим договором и взаимными расчетами за исполнение контракта.
Соответственно сторонам требуется периодически осуществлять сверку взаиморасчетов. Для этого бухгалтерам требуется проводить сверку расчетов. Оформление таких документов для каждого учреждения индивидуально, так как строгого унифицированного шаблона не существует.
Поэтому, при составлении АС нужно руководствоваться общими правилами составления деловых документов:
- Начало составления АС осуществляется с заполнения «шапки», где отображаются исходные реквизиты компаньонов, номер и дата соглашения, номера платежных документов, актов исполненных работ или оказанных услуг, накладных и т. д.
- Далее заполняется стандартная фраза, используемая в соглашениях: «Мы нижеподписавшиеся … составили акт, подтверждая, … состояние бухучета».
- После этого, обычно составляется таблица, где:
- Первая строка отображает «сальдо на начало периода».
- Далее перечисляются операции, отображающие «дебет» (оказание услуг или поставка продукции) и «кредит» (расчеты).
- После перечисления операций – отображается сальдо на конец проверяемого периода с указанием расчета задолженности.
- Завершается оформление АС подписью уполномоченных лиц и скреплением печатью учреждения.
Примечание. В акте сверки должна отображаться дата его составления, сумма кредиторской и дебиторской недоимки, указанной цифрами и прописью, с отдельным выделением суммы НДС.
Образец заполнения 2023 год
Сопроводительное письмо к акту
Сегодня используется единственный стандарт по составлению писем — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Обычно, сопровождающее письмо оформляется на фирменном бланке учреждения. При отсутствии такого бланка, оформить письмо можно на листе формата А4, с угловым штампом учреждения.
Правила составления сопровождающего письма обязаны соответствовать положению по составлению деловых служебных писем, с содержанием следующих пунктов:
- Реквизитов отправителя, с указанием наименования учреждения, ИНН, КПП, регистрационного адреса.
- Реквизитов получателя, с указанием таких же данных.
- Даты и номера отсылки письма.
- Основного содержания текста. Здесь, обычно, заполнение текста начинается с фразы: -«Направляем акт сверки за период с … по …». Далее выражается просьба рассмотреть АС и, в отмеченный срок, подписать его и возвратить один экземпляр, подписанный уполномоченными лицами и заверенный печатью.
- Приложения. Здесь можно перечислить список прикрепленных копий, подтверждающих документов и сам АС.
- Подписей отправителя.
- Контактных данных составителя АС.
Скачать образец сопровождающего письма
Сроки подписания акта сверки взаиморасчетов
Как отмечалось ранее, АС оформляются бухгалтерией учреждения в 2-х экземплярах, подписываются гл. бухгалтером и директором учреждения, скрепляется печатью. Для отсылки АС контрагенту, составляется сопровождающее письмо, к которому прикрепляется АС, с просьбой – подписать документ, скрепить печатью, и возвратить один экземпляр назад.
Контрагент, получивший письмо, обязан подписать АС, заверить документ печатью и отправить его назад. Уклонение от подписания АС может стать основанием для судебного разбирательства, если претензии будут подтверждены соответствующими материалами.
Некоторые предприятия, отсылая АС контрагенту, отображают сроки, на протяжении которого просят возвратить подписанный АС или погасить задолженность, при наличии таковой. При этом, надо отметить, что суд игнорирует несоблюдение указанных сроков, если это не отображено в соглашении.
Если в контракте указан срок реагирования на взаимные претензии, и один из участников сделки уклоняется от подписания АС, то в этом варианте пострадавшая сторона вправе обратиться в суд с претензией о взыскании задолженности в принудительном порядке. При этом, для получения положительного решения, необходимо предъявить суду весомые доказательства такой задолженности, отображенные в АС и дополнительные документы, подтверждающие факт наличия долга.
Кроме этого, АС может стать основанием для приостановки отсчета СИД, который равен 3-м годам. Если до завершения такого срока предприятие, имеющее задолженность заверит АС, то значит признает свою недоимку. В этом варианте СИД будет отсчитываться с даты подписания АС (ст. 203 ГК РФ).
Подводя итоги, можно отметить, что если срок подписания АС не отображен в контракте, то сторона, получившая АС может письменно уведомить контрагента о сроке, когда она подпишет и вернет предоставленный документ, тем самым закрепит свое намерение перечислить долг в указанный ним срок.