Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, с отображением структуры предприятия и содержанием перечня должностей, указывая их численность и должностные оклады.
Продуманная организация работы и правильное распределение обязанностей между персоналом предприятия, обеспечивает выполнение поставленных задач. Приказы по утверждению штатного расписания (ШР) предприятия определяют наиболее важные аспекты его функционирования, и определяют размер вознаграждения сотрудника.
Файлы для скачивания:
- Скачать образец, doc
- Скачать бланк, doc
Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР)
ШР утверждается, обычно, приказом директора фирмы и действует, в большинстве своем, на протяжении календарного года. При разработке ШР работодатель обязан называть штатные единицы в соответствии с Классификатором профессий, утвержденным законодательством РФ.
Утвердить новое ШР на календарный год можно, как в конце уходящего года, так и в начале текущего. При этом, необходимо учитывать следующие моменты:
- Во-первых, величина базовых (должностных) окладов по некоторым категориям профессий привязана к МРОТ, поэтому надо дождаться официального сообщения об утверждении МРОТ в регионе на наступающий год и индексации окладов исходя из уровня инфляции.
- Во-вторых, надо ожидать правки законодательных норм, регулирующих условия работы, наименования должностей и прочие изменения в трудовом сегменте, чтобы составлять ШР на календарный год с учетом нововведений.
- В-третьих, ШР, обычно, составляют после утверждения финансово-производственных планов на очередной год. Например, для учебного заведения ШР на будущий учебный год составляется, обычно, в мае, а для новых предприятий – утверждается при регистрации фирмы.
Периодичность изменения ШР устанавливается внутриведомственными положениями и его утверждение, как отмечалось выше, осуществляется приказом директора предприятия.
Если предприятие работает стабильно, то ШР, обычно, остается без изменений численности, в крайнем случае, вносятся небольшие корректировки. В любом варианте, для подтверждения ШР издается приказ, с отображением изменений размера вознаграждения персонала за выполняемую работу с учетом коэффициента инфляции, утвержденного Правительственным Постановлением РФ.
Важность издания такого приказа имеет значение при проверках налоговыми и прочими службами. Также ШР может понадобиться для судебных структур, при жалобах работников по неправомерному их увольнению.
Кто имеет право издавать такие распоряжения
Приказ по утверждению ШР является отправным моментом для организации правильной численности персонала при трудоустройстве физлиц. Документ разрабатывается кадровым подразделением по согласованию с профкомом и лишь после этого направляется директору предприятия с проектом приказа об его утверждении. После подписания приказа директором ШР вступает в силу, и на основании его осуществляется выполнение обязанностей персоналом, согласно должностных инструкций, начисление зарплаты в соответствии с утвержденным ШР, а также трудоустройство физлиц на открытые свободные вакансии.
При трудоустройстве лиц на свободную вакансию, трудовой договор принимаемого лица заключается согласно ШР.
Порядок утверждения штатного расписания
Перед оформлением приказа по утверждению штатного расписания на предприятии, нужно выполнить следующий алгоритм действий:
Шаг 1. Разработка штатного расписания
- Вначале понадобится подсчитать потребности предприятия в штатных единицах и заполнить таблицу. Для заполнения ШР существует форма Т-3. Ее применение не является обязательной, однако большинство предприятий пользуются такой формой, чтобы не изобретать «новый велосипед».
- Начало заполнения формы надо осуществлять с названия предприятия и кода ОКПО.
- Затем нужно проставить номер и дату составления документа.
- Следующим шагом является заполнение периода действия ШР, реквизитов приказа, которым утверждается ШР и численность штатных единиц.
Примечание. Дата приказа не может быть раньше, чем дата составленного ШР, так как перед подготовкой проекта приказа, кадровик, обычно, согласовывает разработанное штатное расписание с руководством и профкомом.
- Далее можно перейти к заполнению самого документа, который выглядит в виде таблицы, строки которой заполняются в соответствующих колонках, с отображением:
- Структурного подразделения и его кода.
- Названия должности, с указанием численности штатной единицы данной должности.
- Оклада или тарифной ставки.
- Доплат.
- Итоговых сумм вознаграждения работников предприятия.
- Заполнение названия должностей рекомендуется осуществлять в соответствии со справочником ОКПДТР, хотя для коммерческих предприятий данное требование не обязательно.
- Графа «Всего» предназначена для подведения итога фонда зарплаты в разрезе должностей.
- После заполнения штатных единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности штатных единиц и общего фонда зарплаты по предприятию.
- Завершение оформления ШР осуществляется проставлением подписей руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Шаг 2. Подготовка проекта приказа
- Утверждение штатного расписания осуществляется приказом, изданным директором предприятия. Для оформления такого распоряжения нет утвержденного шаблона, поэтому такой приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.
- Непременным условием при оформлении данного приказа является отображение его номера и даты издания. Причем дата распоряжения может совпадать с датой составления ШР или быть более поздней.
Шаг 3. Подача проекта приказа вместе с ШР на подпись директору и его регистрация
- После подписания директором распоряжения, нужно зарегистрировать его в журнале приказов, присвоить номер и дату.
Шаг 4. Ознакомление сотрудников предприятия с изданным документом
- Весь работающий на предприятии персонал должен быть ознакомлен со штатным расписанием, а также действующими локальными нормами.
- Ознакомление с распоряжением можно выполнить отдельными листами, являющимися приложением к приказу, с отображением даты ознакомления, подписи работника, с расшифровкой фамилии.
- Некоторые предприятия используют для ознакомления с приказом журнал, в котором каждый сотрудник расписывается.
На этом порядок подготовки и утверждения штатного расписания завершается.
Можно ли менять штатное расписаниею и кто составляет приказ
Все изменения в ШР осуществляются путем принятия внутриведомственных распорядительных актов на предприятии.
Если такие изменения не значительны, то издается распоряжением об изменении предшествующего приказа, с приложением исправленного ШР.
Если изменения радикальные, к примеру, осуществлено индексирование окладов всего персонала на принятый Правительственным Постановлением коэффициент, то понадобиться переделать форму Т-3 с отображением в ней новых (повышенных) окладов и издать новый приказ, с указанием в нем даты, с которой будут начисляться новые оклады. При этом, в одном из пунктов распоряжения, нужно отметить отмену предыдущего приказа.
Изменения в ШР, с последующим изданием приказа, могут осуществляться при:
- Увеличении численности штатных единиц.
- Сокращении численности персонала.
- Изменении названия структурных отделов и должностей.
- Повышении тарифных ставок и должностных окладов.
Все приказы по утверждению или изменению штатного расписания подготавливает, как правило, кадровый работник по согласованию с руководством предприятия (гл. бухгалтером и руководителем), а вот подписывает документ директор предприятия или человек, исполняющий его обязанности, на которого возложены полномочия приказом директора.
С правилами и рекомендациями составления штатного расписания можно ознакомиться, посмотрев видео
(Видео: “Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева”)
Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания в 2023 году
Приказ об утверждении ШР не имеет утвержденного шаблона, поэтому составляется в произвольном стиле. При этом, для его правильного заполнения необходимо соблюсти структуру документа, с обязательным отображением следующих данных:
- Вверху нужно отобразить наименование предприятия с указанием всех его реквизитов (ИНН, КПП, ОКПО), а также банковских.
- Затем требуется написать заголовок: «Приказ № …», с указанием краткого содержания документа, в данном варианте: «… об утверждении /изменении/ штатного расписания».
- Немногим ниже, отображается место составления документа и дата.
- Далее заполняется текстовый раздел документа, начиная с фразы «Приказываю утвердить …», с последующим указанием даты разработанного штатного расписания, численности персонала и итогового фонда зарплаты.
- После этого отмечается приложение, с указанием числа листов, на которых отражена заполненная таблица со ШР.
Завершается заполнение приказа подписью руководителя предприятия, утвердившего ШР, с расшифровкой его фамилии и подписями лиц, которые обязаны ознакомиться с текстом приказа, также с расшифровкой фамилий и указанием даты ознакомления.
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Скачать
- Скачать образец, doc
- Скачать бланк, doc
Образец распоряжения о внесении изменений в ШР:
Для составления ШР существует форма Т-3, утвержденная Госкомстатом РФ № 1 от 05.01.2004 года. В то же время, предприятиям разрешается разрабатывать собственные образцы форм. При этом, такой документ должен соответствовать требованиям ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
В документе должны быть отображены:
- Структурные отделы
- Названия должностей.
- Должностные оклады.
- Данные о численности персонала
- Фонд зарплаты.
Если после издания приказа, утвердившего ШР произошли изменения в численном составе или были изменены должностные оклады, то в этом варианте руководитель может издать приказ, в котором признать предыдущее распоряжение о ШР утратившим силу, с указанием даты введения в действие нового приказа и приложенного нового штатного расписания.
Ниже представлен образец такого распоряжения.
В связи с переименованием должности
Если в штатном расписании пришлось изменить название некоторых должностей, то в этом варианте – в приказе об изменении ШР можно сослаться на усовершенствование организационной структуры предприятия. Остальная часть распоряжения такая же, как и при утверждении ШР.
Ниже предлагается образец такого приказа.
В связи с повышением окладов некоторым работникам
Действующие законодательные нормы не разрешают работодателям издавать распоряжения по уменьшению зарплаты персоналу. Исключением могут стать вариант, когда осуществляется сокращение штатных ставок.
Работодатель вправе повысить оклады некоторым работником, ссылаясь на увеличение нагрузки или в целях мотивации тех или иных работников.
В этом варианте, образец приказа будет иметь следующий вид.
