Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году

Каждое учреждение, пользующееся наемным трудом, обязано, наряду с различными необходимыми документами в 2023 году, вести табель по учету рабочего времени (ТУРВ). Это закреплено ТК РФ и касается всех предпринимателей, невзирая на их правовой статус. За отсутствие такого бланка или оформление его с нарушениями нормативов, установлены штрафные санкции в сумме до 50 000 рублей.

ТУРВ на 2023 год необходим, чтобы бухгалтерия правильно начислила зарплату. При некорректном оформлении бланка, бухгалтерией будет допущена ошибка в начислении зарплаты, что может привести к завышению или занижению взносов в фонды госструктур и налоговых отчислений.

Для чего нужен

ТУРВ обеспечивает фиксацию фактической занятости (явки/пропуска) персонала компании. Информация, отображенная в табеле, передается в конце подотчетного периода в бухгалтерию для последующего расчета зарплаты, командировочных, отпускных, листков нетрудоспособности и прочих начислений. Также, данный бланк может потребоваться проверяющим структурам:

1. ФНС, для проверки обоснованности начисления выплат и перечисленных налогов и контроля правильного образования налоговой базы.
2. ФСС, для расчета размера социальных выплат (например, по содержанию младенца и т.д.).
3. Росстата, для сбора статистических данных для различных целей (например, для оформления унифицированной формы П-4).

Унифицированные формы

Нормативами РФ определено требование, накладываемое на руководство компаний, по обеспечению контроля за трудовым режимом на подконтрольных им предприятиям (ст. 91 ТК РФ). Госкомстатом РФ в распоряжении № 1 от 05.01.2004 года приняты к применению стандартные формы (Т-12 и Т-13), предназначенные для регистрации отработанных часов персоналом компаний.

В то же время, с 2013 года использование установленных форм не относится к обязательным. Компания вправе сама разработать свой образец ТУВР, при условии отображения в бланке требуемых реквизитов, утвержденных законом № ФЗ-402. Разрабатывать собственный ТУВР в 2023 году допускается на основании типовых шаблонов:

1. Так, для заполнения табеля вручную, рекомендуется основываться на унифицированном шаблоне ф. Т-12.
2. При контроле распорядка рабочего времени в автоматическом режиме, учет рекомендуется проводить на унифицированном бланке ф. Т-13. Такой бланк используется, как правило, в предприятиях, обладающих автоматизированными системами контроля распорядка дня персоналом (турникеты), обеспечивающими автоматическую регистрацию прохождения сотрудниками проходной предприятия.
3. Для ведения ТУВР в гос. структурах (местные власти, внебюджетные фонды, муниципальные структуры) разработан шаблон ОКУД 0504421 (распоряжение Минфина № 52 от 30.03.2015 года).

Современные предприятия предпочитают пользоваться бланком ф. Т-13. Обязательство по оформлению табеля, обычно, возлагается на кадровый отдел, однако при небольшом учреждении ведение ТУРВ может быть поручено секретарю компании. В любом варианте, руководитель обязан издать распоряжение, с назначением уполномоченного за оформление табеля, в противном варианте действия данного работника будут неправомерными.

Ниже будут рассмотрены, более подробно, названые унифицированные бланки.

(Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)

Форма Т-12

Данный шаблон формы разработан Росстатом, решением № 247 от 13.07.2010 года. В бланке обеспечивается фиксация данных по контролю трудового режима в компании.

Если в структуру фирмы включены отдельные подразделения, функционирующие самостоятельно и проводящие свой учет поступающих средств и издержек от своей деятельности, заполнение ТУРВ выполняется по каждому звену раздельно.

Результаты заполненных табелей отправляются учреждениями в местные структуры Росстата или в соответствующие вышестоящие структуры компании.

Руководитель компании издает распоряжение о назначении уполномоченного лица, на которого возлагается контроль за трудовым режимом на фирме, с последующей отправкой статистической отчетности в гос. структуры.

Инструкция по заполнению табеля по форме Т-12

Для заполнения ТУРВ в 2023 году используется вариант, более комфортный для данной фирмы:

1. С каждодневным отображением сведений о явке/неявке персонала на работу и об проработанных часах.
2. С регистрацией сведений лишь при отклонении от утвержденного режима работы фирмы. Этот вариант идеален для компаний, с установленным одинаковым трудовым режимом для большинства сотрудников.

Регистрация прихода на фирму осуществляется в табеле путем занесения в бланк закодированных символов. Причем, фиксирование осуществляется лишь работников, официально трудоустроенных, в том числе – при внутреннем совмещении.

Не ведется контроль трудовой деятельности следующего персонала:

• Неофициально трудоустроенным.
• Принятым при внешнем совместительстве.
• Лиц, с которыми заключено гражданское соглашение.

Для заполнения ТУРВ издается распоряжение директора фирмы, в которой назначается уполномоченное лицо, отвечающее за данный участок работы. Это может быть кадровый сотрудник, либо менеджер структурного звена, либо другое лицо. На базе установленного в бланке кодирования, бухгалтерия фирмы начисляет зарплату и прочие начисления.

Благодаря принятому на фирме способу ведения ТУРВ, документ составляется или одним общим бланком (для всей компании), или несколькими бланками, раздельно по каждому структурному звену.

Заполненный табель ежемесячно сдается в бухгалтерию после завершения месяца. Оформление табеля начинается с корректного заполнения титульной страницы и табличной части табеля.

Титульная страница

В данной части бланка записывается следующая информация:

1. Название компании.
2. Коды предприятия ОКУД и ОКПО.
3. Номер документа, присваиваемый компанией.
4. Отчетный период – т.е. месяц на протяжении которого регистрируется деятельность персонала.
5. Дата оформления табеля, являющейся, чаще всего, датой завершения подотчетного месяца.

Вся информация заполняется в соответствующие графы на титульной страничке:

• Так, в верхней части табеля записывается полное название компании, а в скобках — ее краткое название.
• В следующей строке заполняется название структурного подразделения.
• Номер кода компании (ОКПО) заполняется на основании общероссийского классификатора Росстата.

Таким же образом заполняется идентификационный код компании, а также номер бланка, дата оформления документа и подотчетный период.

Табличная страница

Этот раздел бланка выглядит в виде таблицы, куда понадобиться внести записи во все графы:

1. Первый столбик предназначен для записи номера по/порядку.
2. Второй и третий столбец отображает реквизиты работающего лица, с заполнением Ф.И.О., должности и табельного номера, присваиваемого каждому работающему лицу.
3. 4-я и 6-я колонки служат для записывания символов, обозначающих явку/пропуск личного состава на работу, где в числителе заполняется код, а в знаменателе – число проработанных часов.
4. 5-я и 7-я колонка служит для отображения числа проработанных рабочих дней и часов, за соответствующий период месяца.
5. С 8-й колонки по 13-ю записываются итоговые результаты трудовой деятельности за месяц, отображая проработанные дни и часы на фирме.
6. 14-я колонка фиксирует пропущенные дни и часы, с отражением причин, которые отмечаются в 15-й и 16-й колонках.
7. В 17-м столбике заносится численность выходных дней и праздников.

Заполнив бланк, уполномоченные лица обязаны подписать его, записать дату оформления.

Образец заполнения формы № Т-12

Титульная страница

Таблица

Форма Т-13

ТУРВ ф. Т-13 применяется на тех фирмах, где установлена автоматизированная система контроля за трудовым режимом, в результате монтажа на проходной турникетных устройств.

Шаблон Т-13 разработан Госкомстатом, распоряжением № 1 от 05.01.2004. Этот бланк считается основой для бухгалтерии при всех начислениях. Такой способ контроля за деятельностью персонала фирмы обеспечивает кадровикам отслеживание прибытия на работу и уход с нее персонала. Данный табель является официальным документом, дающим право для объявления взыскания работающему отцу, нарушившему трудовой режим на предприятии.

При заполнении этого бланка также применяется кодирование, для регистрации трудового режима работающего лица.

Внимание. Форма Т-13 не относится к обязательному шаблону для применения. Руководство предприятия имеют вправо разработать собственный шаблон.

Табель по ф. Т-13 также представляет собой бланк, состоящий из 2-х страниц: титульной и в виде таблицы.

Титульная страница

В данном разделе отображается:

• Название фирмы, структурного подразделения, фиксирующего трудовую деятельность персонала.
• Номер табеля.
• Дата его оформления к передаче в бухгалтерию.
• Период ведения учета.
• Коды ОКПО и ОКУД.

Табличный раздел

Здесь отображается следующая информация:

• В первом столбике отображается порядковый номер работающего лица.
• 2-й и 3-й столбцы, предназначены для отображения Ф.И.О. работающего лица, занимаемой должности и табельного номера.
• 4-я колонка служит для заполнения закодированных символов, отражающих работу персонала предприятия.
• 5-й столбец предназначен для отображения итогов за первую половину месяца отчетного периода.
• 6-й столбец отображает результаты деятельности работника за весь месяц.

В следующих колонках бланка (от 7-й до 13-й) записываются итоговые результаты, с отображением сведений для начисления зарплаты, количества пропусков работы и их причины.

После заполнения бланка ответственные лица подписывают табель для передачи его в бухгалтерский отдел.

Инструкция по ведению ТУРВ

Директор фирмы несет ответственность за принятый режим работы учреждения. В связи с этим, он уполномочен разработать инструкции по формированию первичного учета на фирме. К одному из видов первичного учета относится ТУРВ, выраженный шаблонами Т-12, или Т-13, или другим утвержденным внутриведомственным шаблоном для контролирования трудового режима на фирме.

При разработке инструкции по оформлению ТУРВ требуется учесть следующие моменты:

1. Если предприятие является крупным, требуется обеспечить оформление табеля по структурным звеньям, с назначением в распоряжении уполномоченных лиц, отвечающих за данный участок работы. То есть, каждое подразделение обеспечивает самостоятельное заполнение табеля.
2. Назначенным лицам, для работы с ТУРВ, требуется ознакомиться с кодами, применяемыми при заполнении бланка, чтобы правильно отображать опоздание, явку/неявку, а также причины тех или иных нарушений.
3. Табель требуется заполнять каждый день, чтобы не ошибиться при занесении информации.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с ТУРВ можно использовать различные варианты занесения информации:

1. К одному из вариантов относится заполнение явки/пропуска работы каждый день.
2. К другому варианту оформления ТУРВ персонала, относится запись в табеле лишь нарушений, с отображением их причин.

При занесении информации в табель применяются закодированные символы, обеспечивающие простое и быстрое отображение сведений. В настоящее время, для проведения табельного учета, применяется следующая кодировка:

• Явка работающего лица на фирму в соответствии с утвержденным режимом работы выражается буквой «Я», или же числом «01»
• Отпуск работающего лица, согласно графику отпусков, обозначается буквами «ОТ», или цифровым значением – «09».
• Декретный отпуск обозначается кодом «Р», или цифровым значением – «14».
• При уходе работницы в отпуск, по уходу за малышом, используется код «ОЖ» или цифровое значение – «15».
• Отпуск без содержания обозначается буквами «ДО» или цифровым значением – «16».
• Командировка работника отмечается буквой «К», или цифрой – «06».
• При неявке на фирму по неизвестной причине записывается код «НН» или цифровое значение – «30».
• При нахождении работника на больничном заносится отметка буквой «Б» или цифровым значением – «19».

Лица, имеющие отношение к учету трудовой деятельности (кадровики, бухгалтера и прочие лица, отвечающие за данный участок работы) обязаны изучить коды. Их незнание может выразится в неправильном начислении зарплаты, в объявлении необоснованного наказания или в неправильном перечислении налогов, что в последствии может привести к штрафам.

На заметку. Для ознакомления с кодами можно воспользоваться бланком Т-12, где отображены значения всех кодов, используемых при ведении ТУРВ.

Заполненный образец формы № Т-13

Кто заполняет табель учета рабочего времени в 2023 году

(Видео: “Делаем табель учета рабочего времени в Excel”)

Законодательными нормами не определено, кому вменяется в обязанность работа с ТУРВ предприятия. Поэтому для его ведения, работодателю требуется издать распоряжение с назначением уполномоченного лица, отвечающего за данный участок работы.

Таким образом ведение табеля допускается поручить:

1. Уполномоченному лицу, назначенному распоряжением руководителя, в том числе:

• кадровику;
• менеджеру структурного звена;
• секретарю (при небольшой фирме).

2. При сдаче заполненного бланка в бухгалтерию, он обязан быть подписан уполномоченным лицом, а также менеджером звена и кадровиком, если таковой имеется в штатной структуре.
3. На базе оформленного табеля осуществляется начисление зарплаты личному составу компании.

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Законодательными актами РФ установлены определенные сроки сохранности первичной документации. Так, законом об архивном производстве в ст. 22.1 определен срок сохранения ТУРВ:

1. В течении 5-ти лет по завершению года.
2. Продолжительностью 50 лет со момента сдачи ТУРВ, если в нем отражена трудовая деятельность работников на опасной или вредной работе.

Варианты фиксирования отработанного времени

В любой компании, ведение ТУРВ может осуществляться 2-мя вариантами:

• Ежедневным заполнением явки/неявки персонала на работу.
• Заполнением лишь нарушений и сверхурочной деятельности. Второй вариант удобней применять при стабильном режиме работы фирмы, когда можно вести фиксирование лишь отклонений.

Скачать заполненный образец бланк формы Т-12, Т-13

• Заполненный образец формы Т-12
• Бланк Т-12
• Заполненный образец формы Т-13
• Бланк Т-13