Гарантийное обязательство, отображенное письменно, относится к документу, содержащему принятые на себя указанные обязанности перед партнером, гарантирующие их исполнение. Примером может быть отсрочка оплаты, обязанность оплатить за предоставленные услуги или работы и прочие действий, которые субъект гарантирует осуществить в отображенное в письме время.
Письмо-гарантия – что же это?
Письменные гарантийные обязательства – это обещание субъекта исполнить возложенные обязанности одним участником сделки по отношению к другому. К таковым обещаниям можно отнести предоставление услуг, исполнение различного вида работ, возврат задолженности и пр.
Наиболее часто встречающимся видом гарантийного письма является обязательство на возврат задолженности или выполнение оплаченных услуг. Речь идет о бланке, которым нередко пользуются при деловом общении. Суть документа состоит в том, что его автор берет на себя обещание по исполнению каких-либо действий. Благодаря подобному документу, участники могут, в результате доверительных взаимоотношений, сместить дату выполнения действий без наложения санкций.
Обычно такое письмо подписывают, когда заказчик не в состоянии перевести своевременно денежные средства по каким-то обстоятельствам, и для подтверждения обязательств по оплате составляется такой бланк. Или наоборот, заказчик оплатил услуги (работы), которые еще не выполнены. В данном варианте, подрядчик в гарантийном бланке обещает завершить оплаченные услуги (работы) в отображенное в составленном письме время.
Суть и цель документа
Деловые отношения между юридическими и физлицами строятся на разновидностях соглашений:
- о сотрудничестве;
- о предоставлении услуг;
- о доставке груза и т.д.
Если один из участников договоренности срывает обязательства по соглашению, либо заказчик задерживается с перечислением средств, либо второй участник задерживает поставки, то составляется провинившимся участником письменное обещание (о погашении долга или о доставке груза) с отображением сроков исполнения обещания.
Юридический статус такого письма обладает рядом немаловажных свойств:
- Во-первых, данным письмом должник признает долг, и его можно будет отсудить в пределах срока давности.
- Во-вторых, в письме отображен размер недоимки, а также другие обстоятельства ее возникновения.
- В-третьих, подтверждается факт соглашения между участниками сделки по взаимным обязательствам.
Обычно гарантийные обязательства заполняются на фирменном бланке должника, с отображением регистрационного номера, даты оформления, реквизитов должника, обязательств и подписи субъекта, взявшего на себя обещание.
Как правильно оформить гарантийное письмо
ГК РФ не предусмотрен унифицированный бланк гарантийного письма, поэтому обещание оформляется в свободном стиле, с соблюдением правил составления служебных деловых писем.
При заполнении гарантийных обязательств юридическим лицом, письмо составляется на фирменном бланке учреждения. Если же письмо заполняется физлицом, то документ составляется на чистом листке формата А4.
В тексте письма, непременно обязаны быть отображены следующие пункты:
1. Номер бланка и дата его оформления.
2. Наименование документа.
3. Реквизиты сторон, с отображением их Ф.И.О., занимаемой должности.
4. Вид операции, по которой гарантируются действия, с отображением:
- обязательств, которые требуется исполнить.
- срока, на протяжении которого должны быть исполнены обязательства.
- банковских реквизитов, с которых будет выполнено перечисление.
- размера штрафов (если это предусмотрено требованием другой стороны) при неисполнении принятых обязательств в срок.
5. Сумма для перечисления средств, или услуга (работа), которая должна быть выполнена.
6. В заключение, бланк должен быть подписан лично должником, принявшим на себя обещание.
Как правильно составить гарантийное письмо
Составлять в соответствии правил составления служебных писем, которые предусматривают следующее:
- Письмо составляется, обычно, должником, либо на фирменном бланке, если это юридическое лицо, или на чистом листке бумаги (А4), если документ составляет физлицо.
- После заполнения регистрационного номера и даты заполнения письма, пишется его заглавие «Гарантийное письмо» и отмечаются реквизиты сторон, с отображением Ф.И.О., занимаемой должности, банковских реквизитов и контактных сведений.
- Текст в бланке нужно заполнять в максимально лаконичной форме, с понятными выражениями и оборотами речи, чтобы в будущем не было двухзначного толкования смысла принятых обязательств.
- В документе текст должен быть конкретизирован. Например, следует отобразить точную дату перечисления денежных средств или точную дату завершения работ, доказательства гарантирующие своевременное перечисление в указанные сроки и т.д.
- Также отображается точная сумма задолженности или прикрепляется точный перечень работ, которые должен выполнить задолжавший подрядчик.
- Если партнер требует указать штрафы за срыв обязательств, то надо будет прописать и этот пункт.
- Объем текста не должен превышать одного листа.
- Если партнер затребовал вместе с письмом получить добавочный пакет документов, то это придется выполнить. В то же время, самому должнику инициативу в этом вопросе проявлять не надо.
Примечание. Гарантийное письмо по своей сущности относится к долговой расписке, в которой задолжавшее лицо прописывает обязательства и ответственность за их неисполнение.
При задолженности
Гарантийные обещания составляются для того, что контрагент убедился, что, как только товар будет поставлен заказчику или работа (услуга) будет выполнена, оплата будет осуществлена в срок, отображенный в выданной расписке.
Письмо относится к важному элементу служебного общения между контрагентами и обеспечивает гарантийные обязательства партнеров в вопросе расчетов при возникшем долге после исполнения обязательств другой стороной сделки. Этот бланк считается основанием, при подписании соглашения по исполнению тех или иных работ или доставки продукции, для гарантии получения средств подрядчиком, после исполнения им своих обязательств. Он является добавочным приложением к договору между сторонами.
В гарантийном документе фиксируются сроки и порядок расчетов по поставке продукции, аренде здания, по выполнению работ или по другой сделке. Это своего рода, способ обеспечения выполнения финансовых расчетов заказчиком согласно договору.
Оформляя такой документ, заказчик гарантирует исполнение обязательств после завершения подрядчиком соглашения. Содержание гарантийных писем может иметь небольшие отличия в тексте, но структура документа должна быть сохранения и текст обязан быть простым, понятным и логичным.
Предложим несколько образцов подобных писем.
Образцы гарантийных писем
Вариант 1 (бланк)
Вариант 2 (пример)
Гарантийное письмо в налоговую
При регистрации учреждения сотрудники ФНС нередко требуют от подателей заявления гарантийного письма от будущего арендодателя. Гарантийное обещание в ФНС, в данном варианте, составляется в произвольном стиле, так как стандартного утвержденного бланка нет.
Документ заполняется арендодателем, с четким отображением обещания заключить арендный договор здания после госрегистрации. Таким способом ФНС осуществляет проверку адреса создаваемого учреждения.
Формально, такое требование от налоговой нигде не прописано и заявители вправе не предоставлять такой документ. По этой причине отказ в госрегистрации учреждения будет противоправным. Однако, заявители, чтобы не тратить время на судебные разбирательства по отказу в регистрации юр. лица, отправляют в ФНС гарантийное обязательство от арендодателя.
Каких-либо особых требований к такому бланку не предъявляется, поэтому он заполняется с соблюдением общих правил оформления служебных писем. Единственное, что требуют налоговики – это отображение правоустанавливающих реквизитов на арендуемое здание.
О том, как заполнить гарантийное обязательство в ФНС, рекомендуется посмотреть видео
(Видео: “Гарантийное письмо об оплате как правильно написать”)
Образец гарантийного письма в налоговую
Пример гарантийного бланка при регистрации учреждения.
Вариант 1 (пример)
Вариант 2 (пример)
На оплату арендуемого помещения
Чтобы владелец арендуемого здания был уверен, что с ним своевременно будет осуществлен расчет, от арендатора требуется предоставление гарантийного письма о расчете за аренду.
Такой бланк является приложением к заключенному договору аренды и в нем отображается гарантийное обязательство по своевременному расчету за аренду объекта.
Письмо заполняется на общих основаниях, с соблюдением правил оформления писем в делопроизводстве.
Образцы
Вариант 1 (бланк)
Вариант 2 (пример)
На выполнение работ
Обещание оформляется исполнителем для заказчика накануне подписания соглашения на исполнение работ. В письме отображается перечень работ или услуг, исполнение которых берет на себя подрядчик, с изложением срока их завершения.
На практике, в качестве удостоверения добросовестности подрядчика представляется еще и банковские гарантийные обещания.
Образцы
Вариант 1 (бланк)
Скачать
Вариант 2 (пример)
Вариант 3 (пример)
Приобретенного товара
Бланк с обещанием своевременного перечисления средств за доставленный груз составляется при заключении соглашения на доставку груза.
В письме требуется отобразить размер платежа, наименование груза, реквизиты поставщика. Иногда поставщик требует отобразить ответственность за не своевременную оплату.
Образцы
Вариант 1 (бланк)
Вариант 2 (пример)
Вопросы и ответы:
Оформление гарантийных обещаний не относится к сложным деловым бумагам. Это, своего рода, расписка об исполнении обещаний. Поэтому такой бланк может заполнить любое лицо без затруднений. Тем не менее, при оформлении таких писем, иногда возникают вопросы.
Вот некоторые из них.
Кто должен составлять?
Гарантийное письмо заполняется в письменном виде, в котором отображены взятые обязательства составителем, т.е. должником.
Поэтому, заполнять такой документ обязаны следующие лица:
- Учреждения;
- Физлица;
- Индивидуальные предприниматели.
Если документ исходит от юр. лица, то заверять его должен руководитель учреждения, с регистрацией его в журнале исходящих писем. Кроме этого подпись руководителя скрепляется печатью.
Если письмо исходит от ИП или физлица, то такой документ подписывают перечисленные лица, с отображением своих персональных данных.
Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?
Гарантийное письмо является документальным подтверждением серьёзности намерений заказчика в его готовности к своевременному расчету при появлении долга.
Если заказчик не выполнил свои обязательства, отображенные в гарантийном письме, то привлечь его к ответственности можно лишь путем обращения в суд.
Подводя итоги, можно отметить, что письмо – хотя и не 100% гарантия того, что заказчик рассчитается за товар, все-таки является серьёзным документом для доказательства претензий при судебном разбирательстве.