Акт приема передачи документов – образец, бланк 2023 год

Акт приема-передачи документов (АППД) считается официальным видом бланка, фиксирующего передачу дел от одного должностного работника другому. Данный бланк является неотъемлемым приложением любого договора, или при смене работника, занимающего должностное положение, с сопровождением подписей сменяющихся лиц.

АППД обладает юридическим статусом, поэтому, при появлении конфликтных моментов между участниками, подписавшими его, может быть представлен в суд в качестве доказательства.

Форма

С 1.01.2013 года отменено обязательное использование всех унифицированных форм первичных документов, за исключением некоторых учетных бланков, отмеченных Минфином РФ № ПЗ-10/2012. Предприятиям предоставлена возможность самим разрабатывать необходимые формы бланков. Таким образом, форма АППД не относится к утвержденному унифицированному шаблону, однако в акте требуется отобразить следующие данные:

1. Название бланка.
2. Номер, место и дата его оформления.
3. Список передаваемых атрибутов, их численность и тип (копия или оригинал).
4. Реквизиты юр. лиц, с указанием Ф.И.О.
5. Подписи лиц, предающей и принимающей стороны, «мокрые» печати.

АППД, обычно оформляется в 2-х экземплярах, по одному для каждого участника.

(Видео: “Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта?

Оформление АППД не относится к обязательной процедуре. Он заполняется в качестве превентивной меры для недопущения возможных недоразумений между контрагентами, в отношении переданных документов.

Оформление АППД необходимо в следующих вариантах:

1. При делегировании дел от одного работника другому.
2. При смене работников, занимающих должности в компании.
3. При перемещении важной документации внутри компании.
4. При транспортировке документов компании в государственный архив на хранение.

АППД подписывается обеими сторонами и обладает юридическим статусом, благодаря чему его можно использовать при судебном разбирательстве.

Особенности составления документа

Несмотря на то, что форма АППД не утверждена нормативами РФ, при ее разработке требуется учитывать следующие особенности:

1. Изложение АППД осуществляется, как правило, на стандартном листе формата А4. При передвижении документов внутри фирмы, вверху справа листа отображается наименование предприятия. В левом углу отображается резолюция директора предприятия.
2. Далее, по центру листа отображается заголовок бланка: – «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ»
3. Затем прописывается место и дата его заполнения.
4. Преамбула имеет формулировку, подобную при составлении договора, (Мы нижеподписавшиеся …»), с указанием Ф.И.О. лиц, принимающих участие в делегировании документации, и занимаемых должностей.
5. После этого перечисляется список, делегируемых документов, который прописывается в созданной таблице, имеющей колонки:

• № п/п.
• Наименование делегируемого документа.
• Дата его регистрации.
• Регистрационный номер.
• Вид (копия или оригинал).
• Число листов.

6. В конце акта отмечается число экземпляров оформляемого бланка.
7. В завершение, заполненный АППД подписывается передающим и принимающим лицом.

Если составленный АППД используется внутри ведомства, то он утверждается директором компании.

При оформлении АППД межведомственного характера, подписи сторон обязаны скрепляться печатями.

Главным предназначением АППД является удостоверение факта передачи документации, численностью, отмеченной в приемопередаточном акте.

Как правильно составить передаточный акт в 2023 году

Нормативами РФ не утверждены шаблоны АППД. Разрабатывать собственные образцы таких документов предоставлено учреждениям. В то же время, при разработке собственных образцов АППД, должны быть отображены следующие блоки акта:

1. Вступительный блок, где отображается:

• Название бланка.
• Номер и дата заполнения, с указанием места, где заполняется бланк.
• Преамбула, где прописываются реквизиты сторон, осуществляющих прием и передачу материалов, с отображением Ф.И.О. и занимаемого статуса.

2. Текстовый блок, где отмечается:

• Перечень делегируемых документов, заполненный в форме таблицы (численность, тип (копия или оригинал), номер и дата их регистрации).

3. Заключительный блок.

• Здесь отмечается число экземпляров заполненного АППД (обычно оформляется в 2-х экземплярах).
• Подписи лиц, участвующих в приеме-передаче.

Если это внутриведомственный АППД, то подписанный бланк утверждается начальном фирмы. Если акт составляется между предприятиями, то подписи необходимо скреплять печатями предприятий.

Накануне заполнения АППД требуется приготовить материалы, которые подлежат передаче, чтобы не допустить ошибок при оформлении бланка.

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Оформление АППД при смене ген. директора осуществляется в таком же порядке, как и составление обыкновенного акта, с соблюдением типовой структуры бланка.

Делегирование дел при смене начальства выполняется согласно п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете», где отображено, что при замене начальника учреждения требуется осуществить делегирование не только атрибутов начальника, но и бухгалтерской документации.

При делегировании атрибутов, принадлежащих ген. директору, нужно принимающей стороне проверить учредительные документы, контракты, доверенности, лицензии. При потребности к акту прикрепляют копии самых важных документов.

Порядок делегировании дел на каждой фирме определяется самостоятельно, руководствуясь Положением о передачи документации в разработанных внутриведомственных нормативах учреждения.

Как составить акт приема передачи документов

Для ухода с работы рядового сотрудника фирмы, достаточно работнику подать ходатайство о своем намерении, отработать двухнедельный срок и получить расчет с пакетом документов, выдаваемых при уходе с работы.

Директор фирмы тоже в большинстве своем является наемным работником, который вправе покинуть работу по собственной инициативе. В то же время, его могут снять с должности по решению учредительного собрания, по решению владельца фирмы или по приказу вышестоящего ведомства. Разрыв трудового контракта с руководителем фирмы регулируется ст. 77 и ст. 278 ТК РФ.

Директор компании отвечает за хозяйственную деятельность предприятия и за состояние бухучета, являясь материально–ответственным работником.

Распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.01 года отмечено, что при смене материально ответственного работника требуется осуществлять инвентаризацию. Поэтому, учитывая, что директор является таким лицом, требуется осуществить делегирование дел и принадлежностей, которые состоят в его распоряжении.

Передача дел, состоявших в распоряжении директора оформляется АППД.

Сюда относятся:

1. Ключи от кабинета и сейфа.
2. Печать.
3. Документы.
4. Отчетность.
5. Прочие материальные принадлежности, размещенные в кабинете и т.д.

При делегировании дел создается комиссия, которая участвует в передаче и также, вместе со «старым» и «новым» директором, подписывает заполненный АППД.

Форма акта не отличается от подобных бланков передачи документации. После приема всех дел «новый» директор приступает к своим обязанностям.

Образец заполнения такого бланка при смене ген. директора приводится ниже.

Образец

Скачать бланк, doc

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.

АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

1. Завершить текущие учетные операции.
2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:

• Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
• Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
• Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
• Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
• Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).

2. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).

• Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Образец

Скачать бланк, doc

Сроки хранения

В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.

Общепринятые сроки хранения составляют:

1. Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
2. Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
3. Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).

Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.

Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.