Справка для расчетов за исполненные работы (услуги) по форме ЭСМ-7 является документом, используемым для фиксирования работ строительной техникой и основанием для осуществления расчетов между подрядчиком и заказчиком.
Данная форма ЭСМ-7 считается унифицированной, утвержденной законодательством РФ и обладает кодом по классификатору ОКУД 0340007.
Общая информация
Данная форма утверждена Госкомстатом РФ (пост. № 78 от 28.11.1997 года). Она, как и многие другие первичные документы отменена для обязательного применения с 2013 года. Тем не менее многие компании продолжают работать с ней, так как такая форма привычна проверяющим ведомствам и в ней отображаются вся необходимая информация. В то же время, предприятия вправе разрабатывать собственные образцы бланков.
При оформлении данной справки понадобится использовать такие документы, как:
- Путевые бланки (ЭСМ-1).
- Сведения о функционировании строительных механизмов (ЭСМ-2 и ЭСМ-3).
Справка заполняется на каждый путевой бланк строительного механизма. Документ ЭСМ-7 оформляется в одном экземпляре.
После заполнения справочки ЭСМ-7 и ее подписания, документ направляется бухгалтеру. Справка является приложением к другим документам, предъявляемых заказчику для перечисления денег за исполненную услугу.
Цены требуется отображать согласно ранее составленного договора между контрагентами.
Примечание! Бланк ЭСМ-7 заверяется доверенными лицами заказчика и подрядчика с обозначением их должностей и полных Ф.И.О. Если представитель действует по доверенности, то потребуется отобразить ее реквизиты. скрепляется справка печатью заказчика лишь в случае ее наличия на предприятии.
Как заполнить справку по форме ЭСМ-7 в 2023 году?
Бланк ЭСМ-7 заполняется на стандартном листе А4. При ее заполнении нужно отображать достоверные данные, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний.
Учитывая, что унифицированный бланк отменен для обязательного применения, его можно составлять в произвольном стиле. Однако, структура такого бланка должна соответствовать подобным документам, используемым в делопроизводстве с обязательным отображением сведений, которые применяются в отмененном бланке ЭСМ-7.
При заполнении документа вначале потребуется предусмотреть вступительный раздел и заполнить его с отображением следующих сведений:
1) Номера справки.
2) Даты ее заполнения.
3) Наименования предприятия-подрядчика, с указанием:
- Юридического адреса.
- Телефонного номера.
- Кода ОКПО.
4) Наименования предприятия-заказчика, с обозначением:
- Юридического адреса.
- Контактных данных.
- Кода ОКПО.
5) Названия объекта, на котором осуществлялись работы, с отображением его адреса.
6) Модели механизма и его марки, а также государственного номера.
7) Ф.И.О. машиниста, управляющего техникой.
8) Кода проводимой работы.
9) Даты начала и завершения работ.
Далее приступаем к заполнению следующего раздела, представленного в виде таблицы. Здесь отображается информация о выполненной услуге и оплате, с указанием:
- Названия услуги и ее кода.
- Числа проработанных машино-часов.
- Цены одного машино-часа и стоимости всей работы в целом.
- После перечисления работ в конце таблицы прописывают итоговые значения.
- Затем отмечаются простои по вине заказчика, если таковые были.
- Заполняется строка «Всего», размер НДС и общая сумма за проделанную работу вместе с НДС.
- В завершение под таблицей заполняется прописью число проработанных машино-часов.
- Справку заверяют обе стороны (Заказчик и подрядчик), с обозначением должности и Ф.И.О. подписантов.
Образец
Скачать бланк и образец
Сроки хранения и ответственность
Справка ЭСМ-7 относится к бухгалтерскому документу и хранится у предприятия-заказчика вместе с платежным поручением, который является приложением к счету или счету-фактуре.
Действующим законодательством РФ установлено, что хозяйствующие субъекты обязаны хранить «бумажные» документы, создаваемые в период деятельности предприятия. При этом, для каждого типа документа предусмотрены свои сроки сохранности. Сроки сохранности документов регламентируются ст. 17 закона РФ «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 года, а также распоряжением Росархива № 236 от 20.12.2019 года, которым введены новые сроки сохранности большинства документов, созданных с 18.02.2020 года. Распоряжение Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года, которое действовало раньше, утратило свою силу.
Кроме этого, сроки сохранности некоторых документов утверждены НК РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 года и другими нормативными актами.
Новые сроки сохранности документации используются независимо от правовой формы предприятия, и распространяются также на ИП.
Обеспечить сохранность документов субъекты вправе на своем предприятии, либо путем передачи их в специализированные архивные учреждения по акту, что особенно важно для крупных компаний, обладающих большими объемами документов.
Игнорирование сроков сохранности бухгалтерских документов может привести к немалым штрафным санкциям для предприятия, так как ликвидированный преждевременно документ нельзя будет предъявить контролирующим ведомствам при проверке.
Новые сроки сохранности документов отражены в таблице, которую можно скачать по ссылке.
Учитывая, что справка ЭСМ-7 относится к бухгалтерским документам, хранить такой документ нужно не менее 5 лет, на основании п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ от 6.12.2011 года.